Notre outil pour La gestion des connaissances et la documentation
Passez moins de temps à répondre aux questions grâce à un système de gestion des connaissances permettant aux équipes et aux organisations de toutes tailles de créer, d’organiser et de partager des informations. Difficile d’aller vite en utilisant un espace de travail mal organisé, inadapté : centralisez plutôt toutes vos connaissances avec WELTARE Strategies. Nous Rédigeons des documents et organisez vos connaissances afin de centraliser vos connaissances : plus besoin de chercher désespérément des réponses. Toutes les parties prenantes, en un seul endroit : Clients, Investisseurs, Ressources Humaines, Journalistes…
Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances désigne le processus qui consiste à créer, maintenir, partager, utiliser et gérer des connaissances au sein d’une organisation voire de secteurs.
Une pratique de gestion des connaissances repose sur une base de connaissances. Les données de votre base de connaissances peuvent venir de n’importe où, mais elles proviennent généralement de contributeurs qui connaissent bien le sujet en question. La base de connaissances peut inclure des FAQ, des guides de dépannage ainsi que d’autres informations que vous souhaitez ou devez connaître.
Quels sont les avantages de la gestion des connaissances ? Une gestion des connaissances efficace permet d’exploiter les connaissances des personnes dans l’ensemble de votre organisation, puis de les partager facilement. Vous ne perdez aucune information lorsque quelqu’un est en congés, tombe malade ou quitte l’entreprise.
D’un point de vue général, la gestion des connaissances vous permet de :
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Créer de la valeur : faites parvenir les bonnes informations aux bonnes personnes au moment opportun.
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Favoriser l’innovation : utilisez le savoir partagé pour inspirer le brainstorming, la collaboration et les grandes idées.
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Atteindre les objectifs : donnez aux équipes les moyens de définir des objectifs et de les atteindre.
Types de gestion des connaissances
La gestion des connaissances est un cycle constant qui consiste à prendre des connaissances tacites ou implicites et à les rendre disponibles sous une forme explicite. Cela semble compliqué, alors prenons du recul pour mieux comprendre les trois types de connaissances existants.
Les connaissances tacites sont des connaissances qui découlent d’une expérience personnelle, du contexte ou de la pratique. Ce type de connaissances est cantonné dans votre cerveau, ce qui rend difficile la communication avec les autres. Puisque les connaissances tacites sont basées sur l’expérience et l’intuition (par exemple, parler une autre langue), elles représentent un avantage concurrentiel considérable et un grand défi lors de l’implémentation de systèmes de gestion des connaissances.
Les connaissances implicites sont intégrées aux processus, aux routines ou à la culture organisationnelle. Elles peuvent exister sous une forme officielle, comme un manuel ou des recommandations rédigées, mais les connaissances elles-mêmes ne sont pas explicites. Au lieu de cela, elles résident souvent dans la façon dont une organisation fonctionne.
Les connaissances explicites sont des connaissances codifiées, ou qui ont été documentées et sont facilement accessibles. Étant donné leur nature simple, les connaissances explicites sont plus simples à stocker et à récupérer dans un système de gestion des connaissances. Le défi consiste à s’assurer qu’elles sont révisées et mises à jour.
Notre objectif est de rendre vos connaissances tacites explicites. Lorsque cette gestion est réalisée correctement, elle peut permettre de créer de la valeur, de favoriser l’innovation et de faciliter la réalisation des objectifs.
Bonnes pratiques en matière de gestion des connaissances
Pour promouvoir un partage des connaissances plus ouvert, voici quelques bonnes pratiques que nous recommandons :
Agrégez les connaissances de votre équipe dans un dépôt ou un système unique. Dès lors que la technologie sur le lieu de travail évolue, les connaissances sont stockées à des endroits toujours plus disparates tels que dans les e-mails, les tickets, mais aussi dans le cerveau des différents membres de l’équipe. Bien que le choix de la bonne technologie soit important, ce n’est qu’une étape dans votre stratégie plus large de gestion des connaissances. Concentrez-vous sur des articles ou des réponses courts. Une documentation partagée n’implique pas toujours une compréhension partagée. Plutôt que de créer des documents longs et étendus, adaptez votre contenu à vos parties prenantes. Toute votre équipe peut apprendre et absorber les informations plus rapidement lorsqu’elles peuvent être consommées rapidement, lorsqu’elles utilisent un langage facile à comprendre et lorsqu’elles sont publiées en temps opportun.
Concevoir une bonne stratégie de gestion des connaissances
La gestion des connaissances est une responsabilité continue. Même après l’implémentation d’un système, il y a un cycle constant d’ajout de nouveau matériel et de suppression des éléments obsolètes, ainsi que la découverte de connaissances cachées.
Voici les étapes clés pour bâtir une stratégie de gestion des connaissances réussie pour votre organisation.
Préparation pour Décider de Lancer une Startup
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Établir les Objectifs du Projet | Feuille d’objectifs, Modèle de plan de projet | Chefs de projet, Responsables d’équipe |
| Analyser le Marché | Étude de marché | Analystes de marché, Responsables marketing |
| Évaluer les Compétences et Ressources | Grille d’Evaluation des Compétences | Responsables des ressources humaines |
| Effectuer une Analyse SWOT | Matrice SWOT | Chefs de projet, Responsables d’équipe |
| Élaborer une Stratégie Globale | Plan stratégique | Cadres supérieurs, Responsables stratégiques |
| Étudier les Aspects Légaux et Réglementaires | Analyse réglementaire | Conseillers juridiques, Responsables de la conformité |
| Créer un Plan d’Action | Modèle de Plan d’Action | Chefs de projet, Responsables d’équipe |
| Effectuer une Analyse de Rentabilité | Analyse financière | Analystes financiers, Responsables financiers |
| Rechercher des Partenariats Stratégiques | Proposition de partenariat stratégique | Responsables des partenariats, Responsables commerciaux |
| Mettre en Place un Système de Feedback | Culture du Feedback | Responsables des ressources humaines, Chefs de projet |
Préparation pour l’évaluation des idées de startup
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Analyse du Marché | Étude de marché | Investisseurs, partenaires commerciaux |
| Identification des Problèmes | Méthode 8D pour la résolution de problèmes | Équipe de projet, gestionnaires de produit |
| Brainstorming d’Idées | Modèle de brainstorming | Équipe de projet, gestionnaires de produit |
| Analyse de la Concurrence | Fiche d’analyse de la concurrence | Investisseurs, partenaires commerciaux |
| Validation Préliminaire | Méthodologie de la recherche documentaire | Équipe de projet, gestionnaires de produit |
| Analyse Coûts-Bénéfices | Modèle d’analyse coûts-avantages | Investisseurs, partenaires commerciaux |
| Évaluation de la Durabilité | Liste de vérification sur la gestion de la durabilité | Équipe de projet, gestionnaires de produit |
| Élaboration d’une Proposition de Valeur | Modèle de proposition de valeur | Investisseurs, partenaires commerciaux |
| Analyse SWOT | Modèle d’analyse SWOT | Équipe de projet, gestionnaires de produit |
| Validation Finale | Fiche d’évaluation | Investisseurs, partenaires commerciaux |
Préparation pour la Constitution de votre Équipe Fondatrice
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Analyse des Besoins en Compétences | Questionnaire d’identification des besoins en formation | Responsable des Ressources Humaines |
| Définition des Rôles et Responsabilités | Matrice RACI | Chef d’équipe, Manager |
| Recherche de Talents | Formulaire de recherche de talents | Recruteur, Responsable des Ressources Humaines |
| Évaluation des Compétences Interpersonnelles | Grille d’évaluation des compétences | Manager, Responsable des Ressources Humaines |
| Création d’une Vision Commune | Méthode de création d’une vision commune | Tous les membres de l’équipe |
| Planification de l’Intégration | Plan d’intégration à 30–60–90 jours | Responsable des Ressources Humaines, Manager |
| Mise en Place d’Outils Collaboratifs | Guide pour la mise en place d’un outil collaboratif | Responsable IT, Manager |
| Établissement de Normes d’Équipe | Dispositif de gestion documentaire | Tous les membres de l’équipe |
| Évaluation Continue | Fiche d’évaluation | Manager, Responsable des Ressources Humaines |
| Constitution Légale de l’Équipe | Instances dirigeantes d’une association | Responsable Juridique, Chef d’équipe |
Planification d’un Produit Minimal Viable (MVP)
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Définition de l’Objectif de l’MVP | Document de vision du produit | Chefs de produit, Équipe de développement |
| Analyse des Besoins Utilisateurs | Document d’analyse des besoins | Chefs de produit, Analystes d’affaires |
| Création d’une Feuille de Route | Feuille de route du produit | Chefs de produit, Équipe de développement, Parties prenantes |
| Planification des Ressources | Plan de gestion des ressources | Chefs de projet, Gestionnaires de ressources |
| Développement de Prototypes | Cahier des charges pour le développement de prototypes | Équipe de développement, Designers |
| Tests Utilisateurs | Guide de tests utilisateurs | Équipe de test, Utilisateurs finaux |
| Évaluation de la Viabilité Technique | Étude de faisabilité | Chefs de produit, Équipe de développement |
| Plan de Communication | Plan de communication | Équipe de marketing, Parties prenantes |
| Lancement et Collecte de Données | Plan de collecte de données | Équipe de marketing, Analystes de données |
| Rétroaction Post-Lancement | Guide de rétroaction | Toutes les parties prenantes |
Lancement
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Définition des Objectifs de Lancement | Plan de lancement de produit | Chef de projet, Équipe de gestion de projet |
| Stratégie de Communication | Plan de communication | Responsable de la communication, Équipe marketing |
| Préparation du Site/Web | Brief pour la création d’un site internet | Développeur web, Équipe de développement web |
| Génération d’Excitation Pré-Lancement | Plan de lancement marketing de produit | Équipe marketing, Responsable des ventes |
| Gestion des Retours Clients | Guide de gestion des retours produits des clients | Service client, Équipe de support client |
| Suivi des Performances en Temps Réel | Rapport d’avancement | Chef de projet, Équipe de gestion de projet |
| Campagne de Lancement | Plan de lancement de produit | Équipe marketing, Responsable des ventes |
| Collaboration avec la Presse | Dossier de presse | Responsable de la communication, Équipe de relations publiques |
| Suivi Post-Lancement | Rapport d’avancement | Chef de projet, Équipe de gestion de projet |
| Célébration et Reconnaissance | Lettre de reconnaissance | Ressources humaines, Gestionnaire d’équipe |
Croissance et Monétisation
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Analyse de Marché et Public Cible | Étude de marché | Directeur marketing, Responsable de produit |
| Optimisation des Produits/Services | Plan d’amélioration des processus, Documentation des processus¹¹ | Directeur de produit, Responsable de l’ingénierie |
| Stratégie de Croissance Organique | Plan de croissance | Directeur général, Directeur de la stratégie |
| Campagnes Marketing Ciblées | Plan de ciblage marketing | Directeur marketing, Responsable des campagnes marketing |
| Monétisation Innovante | Guide de monétisation de contenu numérique | Directeur de produit, Responsable de la monétisation |
| Service Client et Fidélisation | Guide de fidélisation des clients, Modèles de documentation des processus, Outils de fidélisation | Responsable du service client, Responsable de la fidélisation |
| Expansion sur de Nouveaux Marchés | Guide d’expansion géographique | Directeur général, Directeur de la stratégie |
| Analyse Financière et Rapports | Guide d’analyse financière | Directeur financier, Analyste financier |
| Planification à Long Terme | Guide de planification stratégique, Modèles de plan de projet | Directeur général, Directeur de la stratégie |
Levée de Fonds et Construction de l’Entreprise
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Définir la Stratégie de Levée de Fonds | Lettre d’intention, Executive Summary | Investisseurs, Conseillers financiers |
| Préparer les Documents de Levée de Fonds | Executive Summary, Business Plan | Investisseurs, Conseillers financiers |
| Identifier les Investisseurs Potentiels | Document de présentation de l’entreprise | Investisseurs, Conseillers financiers |
| Évaluation de la Valorisation | Modèle Discounted Cash Flow (DCF), Comparables boursiers | Investisseurs, Conseillers financiers |
| Communication Transparente avec l’Équipe | Plan de communication interne | Employés, Équipe de direction |
| Renforcer la Structure d’Entreprise | Document de présentation de l’entreprise³ | Employés, Équipe de direction |
| Préparer une Feuille de Route Stratégique | Feuille de route stratégique | Employés, Équipe de direction, Investisseurs |
| Mise en Conformité Légale et Réglementaire | Documentation technique, Déclaration de conformité | Autorités de régulation, Conseillers juridiques |
| Communications Externes | Plan de communication externe | Clients, Partenaires, Fournisseurs, Journalistes |
| Suivi Post-Levée de Fonds | Rapport de suivi post-levée de fonds | Investisseurs, Conseillers financiers |
Partages d’Expériences
| Étape | Documents | Interlocuteurs |
|---|---|---|
| Sélection des Intervenants | Grille d’évaluation pour le recrutement | Recruteurs, Responsables RH |
| Préparation des Intervenants | Plan d’intervention, Guide pour organiser et animer une réunion | Formateurs, Responsables de formation |
| Définition des Thèmes | Fiche explicative pour chaque type de document | Coordinateurs de contenu, Responsables de programme |
| Promotion de l’Événement | Plan marketing événementiel | Équipe marketing, Responsables de communication |
| Préparation Logistique | Méthodes de préparation de commande | Équipe logistique, Responsables d’événement |
| Création du Programme | Proposition de projet | Coordinateurs de contenu, Responsables de programme |
| Accueil des Participants | Formulaire d’inscription, Livret d’accueil | Équipe d’accueil, Responsables d’événement |
| Sécurité et Santé | Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) | Responsables de sécurité, Responsables de santé au travail |
| Captation Vidéo | Autorisation de droit à l’image | Équipe de production vidéo, Responsables de communication |
| Évaluation Post-Événement | Rapport d’événement, Questionnaire de satisfaction | Équipe d’évaluation, Responsables d’événement |
Pourquoi notre système de gestion des connaissances
Notre chatbot performant simplifie la gestion des connaissances.
Il Promeut et favorise la collaboration et la communication. Il Est suffisamment flexible pour s’adapter aux changements. Nous Gèrons la migration de manière transparente. Il Peut évoluer pour une organisation en pleine croissance. Il Facilite la navigation. Son moteur de recherche est performant. Il Peut segmenter les informations en différents projets, sujets, etc. Il Peut être intégré à votre logiciel existant. Il s’intègre à vos réseaux sociaux.
Utiliser les documents téléchargés pour les réponses génératives
Vous pouvez charger vos propres documents pour permettre à votre copilote de générer des réponses avec l’IA générative. Le chatbot utilise l’IA générative pour répondre à la question de l’utilisateur et fournit une réponse dans un style conversationnel.
Résumé
La gestion des connaissances peut convenir à toutes vos parties prenantes. Quels que soient votre cible ou votre marché, si vous mettez en place un plan, les travailleurs de toutes les disciplines et de tous les services peuvent accéder à la base de connaissances de votre entreprise pour résoudre les problèmes et prévenir les problèmes futurs.